我们的审核过程

虽然符合性是LRQA Business Assurance(业务保障)审核方法的一个重要方面,我们这一独特的方法可以把审核变成有力的管理工具,实现绩效改善和保护。通过了解对您组织和利益相关方最重要的是什么,我们帮助您改善管理体系的同时提升您的业务。

我们的业务保障审核方法可以根据您体系对各方面运营风险(比如质量、环境或健康安全方面的风险)的管理和减少情况,来定制审核,并且同时能确保与所选择标准的所有要求的符合性。

"LRQA的业务保障方法帮助DB Schenker Malaysia确保我们继续强化供应链安全,从而保障公司利益,增强客户与我们合作的信心。” 

Wolfgang Laabs先生-马来西亚DB Schenker物流公司 总裁

LRQA业务保障方法立基于三大支柱:基于风险的方法有主题的监督审核以及持续改进,为传统的审核和认证带来附加价值。

我们审核您的管理体系,必要时进行差距分析,确保您的管理体系满足标准、规范或审核准则的要求。为确保您从管理体系中获得最大价值和收获,在推荐通过审核/认证之前,我们需要分两次访问您公司。

我们的审核过程周期分三个阶段

第一阶段:文件评审(证据查找)

第一阶段审核通常是在客户现场进行,主要是确定客户是否已准备就绪,从而可以进行第二阶段的正式审核。

实施第一阶段访问

第一阶段审核由首次会议开始。审核员与客户见面并向客户管理层介绍LRQA审核方法,并与客户商定审核计划。

我们将:

  • 评估客户活动场所和具体情况
  • 和客户展开讨论,确认客户对第二阶段审核是否已做好充分准备
  • 检查客户对标准要求的理解以及客户满足这些要求的程度 
  • 收集有关客户管理体系范围、过程和活动场所的信息以及相关法律法规要求的符合性的信息。比如:组织运营的环境要素和法律要求,以及与之相关的风险
  • 商定第二阶段审核情况以及确定如何分配审核资源
  • 了解客户管理体系和运营,从而确定第二阶段审核策划应注重哪些内容
  • 查看客户内审和管理评审情况
  • 确认管理体系的实施是否足够合适进行第二阶段审核

报告

第一阶段审核以末次会议作结。在末次会议上审核员将提交一份审核报告并商定第二阶段审核过程。报告既包括正面发现也包括那些需要在第二阶段审核前引起注意的问题,以免在第二阶段审核时成为不符合项。第一阶段和第二阶段审核间隔时间取决于客户需要花多长时间解决第一阶段提出的问题。通常不超过三个月。

第二阶段:现场正式审核

第二阶段审核在客户现场进行。目的是评估客户管理体系的实施及其有效性。我们将收集证据以证明管理体系符合标准和其他认证要求。 

实施第二阶段审核 

在第二阶段审核中,审核小组将对客户活动进行充分抽样审核,从而足以对客户管理体系实施及其有效性下结论。我们将与员工面谈,包括最高管理层和运营人员,以便我们了解并确定管理体系的全面情况。

审核小组将分析这两次审核拜访中收集的信息和证据,以确定是否满足所有认证要求,以及是否存在不符合项。审核小组可以根据他们的经验向客户建议一些改进机会。

我们将至少在以下方面进行报告: 

  • 对标准的要求的符合性的信息和证据
  • 关键绩效目标和指标的绩效监视、测量、报告和评审
  • 客户管理体系和活动表现在法律方面的符合性
  • 运营控制
  • 内审和管理评审的有效性
  • 组织方针的管理层职责
  • 标准要求、方针、绩效目标和指标、任何可适用的法律、职责、人员能力、运营、程序、绩效数据和内审结果之间的联系。

报告

第二阶段审核以末次会议作为结束。在末次会议上,审核小组将提交一份审核发现的总结报告,记录审核结果、待改善区域和不符合项等。

第三阶段:有主题的监督审核

当客户的管理体系获得认证后,我们将安排例行监督审核(通常每间隔六个月进行一次)。

监督审核的目的是确保已通过认证的管理体系:

  • 得到继续维护
  • 得到实施
  • 实现持续改进
同时考虑因客户活动、产品或服务变化而引起的体系变化,从而确认客户是否仍然符合认证要求。

审核前联系

对于不同客户:

a) 不了解LRQA审核方法的:审核员将向客户介绍该新方法,商讨在客户公司导入该方法的最佳方式,商定首次会议上与最高管理层的对话安排。

b) 熟悉LRQA审核方法的:审核员将确认上一次访问选定的主题仍然适用,并可得到合适人员支持。必要时,商定对主题的更改。

如果是证书更新审核策划审核,审核员将根据评审、预评和策划原则进行。

和最高管理层的对话

审核员将:

  • 介绍LRQA此次拜访的不同之处和原因。
  • 就所定主题涉及的问题,识别体系可为之所用的能促进绩效改善的地方。
  • 倾听客户有关此次拜访所选定主题所涉及问题的意见,并在审核中把他们的意见纳入考虑范围。
  • 讨论组织未来目标并识别下次审核主题的机会。

审核计划

根据此次审核(或下次审核)选定的主题,审核员将确定哪些部门、过程控制和体系与主题相关,并且是可以审核的::

主题+待审核的人员、过程、控制和体系=审核计划

未来计划的灵活性 -未来审核的计划应该是灵活的。如果情况发生了变化,比如大多数客户投诉或违反法律法规,LRQA应该能够修改审核主题或换成新主题,以切实关注目前对客户和/或其利益相关方而言最重要的问题。

实施审核

审核员将:

  • 按照计划审核主题所涉及区域。审核员也将跟踪那些对主题很重要但在计划中没有识别出来的审核路径。
  • 根据对区域的审核确定体系控制措施就绪并被有效使用。
  • 确定客户是否使用管理体系管理和/或改善跟主题相关的问题。
  • 就体系的缺陷或有效性进行报告,并建议可能的改善措施。

审核报告

末次会议时,审核员将提交报告。报告将:

  • 包含最高管理层讨论的总结
  • 跟踪长期改善项目的抽样
  • 记录跟踪的足迹和验证的证据,以及评估和结论
  • 记录所有审核发现
  • 记录跟主题相关的管理体系有效性及审核标准要求符合性的总体结论
  • 识别下次审核的主题和区域。
  • 反馈给最高管理层 

末次会议审核员将:

  • 表达对审核发现的总看法并表明结论。
  • 突出表明管理体系哪些地方可帮助客户解决跟主题相关的问题,并可促进改善。
  • 概括跟主题相关的体系的不足之处,并解释这些不足将会如何对业务产生不利影响。